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公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法

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2001613日交通部交办发[2001]390号文印发)

     

第一章 总则

     

    第一条 为规范公路工程竣工文件材料立卷归档工作,保证公路工程专业档案质量,根据《中华人民共和国公路法》、《中华人民共和国档案法》及其《档案法实施办法》,制定本办法。

    第二条 本办法所称公路工程竣工文件材料是指新建和改建公路工程(包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口)自建设项目立项开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

    第三条 各级交通、档案行政主管部门应根据统一领导、分级管理的原则,依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。 


第二章 组织与职责

     

    第四条 公路工程建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位应当将公路工程竣工文件材料立卷归档工作,纳入公路工程建设项目的管理工作中,建立公路工程文件材料管理领导人责任制,配备专人负责公路工程文件材料的立卷归档工作,确保公路工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。

    第五条 公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时,应当在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形成、整理的组卷要求。

    公路工程交工验收前,由公路工程建设单位或该建设项目批准初步设计单位的档案机构组织勘察设计、施工、监理及公路管理机构对有关竣工文件材料立卷归档工作进行预验收,并提出预验收报告。

 公路工程交、竣工验收时,档案主管部门和交通主管部门的档案机构应派人参加,并提出公路工程档案验收意见。 


第三章 公路工程文件材料的收集

     

 第六条 凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料,都应收集齐全,归入公路工程成套档案。其具体范围按本办法附件《公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限表》执行。

    第七条 公路工程文件材料按下列分工收集:

    (一)公路工程在项目准备阶段和工程交、竣工验收阶段形成文件材料及工程管理性文件材料,由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集;

    (二)公路工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集;

    (三)公路工程施工阶段形成的文件材料,凡实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集,然后由总包单位进行汇总,并负责对分包单位的文件材料进行审核把关;凡由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集其承包公路工程建设项目全部文件材料;

(四)公路工程监理文件由监理单位负责收集。

 第八条 公路工程文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况,及时收集、整理。 


第四章 公路工程竣工文件材料的整理

     

    第九条 公路工程竣工文件材料由建设单位组织勘察设计、施工、监理等单位,根据交通部《公路工程竣工验收办法》所确定的竣工文件编制的具体分工,分别整理组卷。

    第十条 公路工程竣工文件材料归档前,均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则,分类科学,便于查找利用。

    (一)公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由交通主管部门和建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷;

    (二)公路工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计。方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷;

    (三)公路工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、监理工作记录按路线进行方向,结合单位工程(含分部、分项)及不同专业,分别整理组卷。

    (四)公路工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开(停、复)工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段问题分类整理组卷。

    第十一条 卷内文件材料按以下要求进行排列:

    (一)管理性文件按问题或重要程度排列;

    (二)项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验。评定、证明顺序排列;

    (三)设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列;

    (四)竣工图按里程、专业、图号排列;

    (五)卷内文件材料一般文字材料在前,图样在后。

    第十二条 案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。

    第十三条 案卷封面由下列项目组成:

    (一)案卷题名,应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程。单位工程(含分部、分项)名称及文件名称,如属桥梁、隧道等工程项目,还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容;

    (二)编制单位,是指案卷形成单位;

    (三)编制日期,是指案卷形成日期;

    (四)保管期限,填写其划定的保管期限;

    (五)密级,依据保密规定填写;

    (六)档号,填写档案分类号和案卷顺序号。

    卷脊需填写案卷题名和档号。

 第十四条 卷内文件目录由下列项目组成:

(一)顺序号,填写文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从1起依次标注;

(二)文件编号或图样图号,填写文件材料的原始编号或图号;

(三)责任者,填写文件材料的直接形成部门或主要责任者,可采取通用的标准简称;

(四)文件题名,应填写文件材料标题的全称,没有标题或标题不能说明文件材料内容的,应自拟标题;

(五)日期,是指文件材料的形成日期;

(六)页次,填写每份文件首页上标注的页号,最终件注起止号。页号的编号方法是在有文字或图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料,已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。

 第十五条 备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。其内容应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

 第十六条 案卷的编制单位应当按照工程进展的顺序,对案卷进行系统排列,并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号,根据本办法第九条保管期限的规定,将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限,并依据交通部有关保密规定,标明案卷密级。

 第十七条 归档文件材料,必须书写工整,字迹、线条清楚,纸张便于长期保管,格式统一。

 禁止使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写工具书写。

 凡由易褪色书写材料制成的文件材料应复印保存。

 第十八条 公路工程竣工图归档应符合下列要求:

(一)竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征。

(二)施工图没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图;凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的,可在原图上修改,并加盖竣工图章作为竣工图;

(三)凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的,应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。

(四)重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中,但必须在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明。

(五)图纸可以按297mm×210mm297mm×420mm折叠;底图不折叠,平放在专用底图柜内,大于1号的底图也可卷放装筒。

 第十九条 公路工程归文字材料采用三孔一线方法装订,装订时靠装订边和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽,对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。图纸可不装订,但每份需加盖档号章。档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和在本案卷中所在页次。

 第二十条 案卷卷皮、卷内表格规格按照《交通文件材料立卷归档办法》中所规定的科技档案卷皮和卷内表格样式及尺寸执行。 


第五章 工程档案的移交与整理 


 第二十一条 公路工程建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目完成时,应按《交通文件材料立卷归档办法》要求,向建设单位移交经系统整理过的全部文件材料。

 公路工程建设单位在公路工程建设项目通过竣工验收3个月内向使用单位及其他有关单位办理移交手续。

 第二十二条 公路工程建设单位负责按照立项审批、设计、施工、竣工、监理等不同阶段或性质,对移交的全部案卷进行系统整理和排列。其中施工阶段形成的案卷依路线进行方向,按照路基。路面、桥梁、隧道、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列,并按照《交通文件材料立卷归档办法》的要求,编写科技档案归档目录一式三份。

 第二十三条 公路工程建设单位和使用单位对接受的全部档案编制档号,并填写在卷面和卷脊上。档号由档案分类号和案卷顺序号组成。

 分类号编制方法是以单项工程为单位,按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中所确定的公路工程三级类目(即GL51)进行分类。建设项目大,形成案卷数量多的工程,按照项目建设的不同阶段,结合单位工程和分部分项工程的划分进一步加以细化。

 第二十四条 收尾工程和后评价形成的文件按本办法有关规定整理归档。

 第二十五条 大修及改善工程形成的文件材料参照本办法有关规定执行。

 

第六章 附则 


 第二十六条 本办法由交通部负责解释。

 第二十七条 本办法自发布之日起施行。 



附件:公路工程竣工文件材料归档归档范围和保管期限表 




序号

归档文件

保管单位

保管期限

可行性研究

交通主管部门、设计单位

永久

1

项目建议书及批复

2

工程可行性研究报告及批复

3

项目评估

4

环境预测、调查报告

设计基础材料

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明

建设单位

永久或长期

2

水文、气象等其他设计基础材料

设计文件

1

总体规划设计

交通部档案馆、交通主管单位、设计单位

永久

2

审批的设计及有关文件

交通主管部门、设计单位

永久

3

公路用地图

设计单位

长期

工程管理文件

1

征用土地批准文件及红线图

建设单位

永久

2

公路建设用地呈报表

建设单位

永久

3

征地数量明细表

建设单位

永久

4

拆迁、补偿协议书

建设单位

永久

5

承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件

建设单位

永久

6

技术规范的补充文件和修改文件

建设单位

长期

7

施工执照

建设单位

永久

8

环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件

建设单位、使用单位

永久

9

电、暖、煤气等供应协议书

建设单位、使用单位

永久

10

工程总结

交通部档馆、交通主管部门、建设单位

永久

施工文件

1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

建设单位

永久或长期

2

施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要

建设单位、使用单位

长期

3

分项工程开工申请单及附件

建设单位

永久

4

原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告

建设单位、使用单位

长期

5

原材料试验报告

建设单位、使用单位

长期

6

设计变更、工程更改洽商单,材料代用审批手续

建设单位、使用单位

永久

7

施工原始资料

建设单位、使用单位

长期

8

试验材料汇总表

建设单位、使用单位

长期

9

中间检验报验单及试验资料

建设单位

长期

10

隐蔽工程验收记录

建设单位、使用单位

永久

11

工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告

建设单位、使用单位

长期

12

单位工程、分项、分部质量检验评定报告

建设单位、使用单位

永久

13

施工总结、技术总结

建设单位

长期

14

机电设备安装及调试记录

建设单位、使用单位

长期

15

专项检测及监控材料

建设单位、使用单位

长期

16

工程声像资料

建设单位、使用单位

永久或长期

监理文件

1

监理通知、开(停复)工令许可证

建设单位

永久

2

备忘录、会议纪要

建设单位

长期

3

施工质量检验分析

建设单位、使用单位

永久

4

规程规范

建设单位

长期

5

合同管理

建设单位

长期

6

计划进度管理文件

建设单位

长期

7

工程技术管理文件

建设单位

长期

8

工程质量控制文件

建设单位

长期

9

工程计量与支付

建设单位

长期

10

与总监及业主的来往函

建设单位

长期

11

监理工作会议记录或纪要

建设单位

长期

竣工文件

1

工程竣工申请报告

建设单位

永久

2

工程竣工验收报告

交通部档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位

永久

3

竣工验收鉴定书、验收委员会名册

4

工程总结文件

建设单位、使用单位

永久

5

工程审计文件、材料

建设单位

永久

6

财务决算、工程决算、支付报表

建设单位

永久

7

竣工图

[1]

总说明书

交通部档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位

永久

[2]

路线平纵、面竣工图

[3]

路基、路面竣工图

建设单位、使用单位

永久

[4]

桥梁、涵洞竣工图

[5]

隧道工程竣工图

[6]

路线交叉工程竣工图

建设单位、使用单位

永久

[7]

沿线设施及其他工程竣工图

建设单位、使用单位

永久

[8]

环保工程竣工图

建设单位、使用单位

永久

[9]

通用图

建设单位、使用单位

永久

科研

1

课题报告、任务书、批准书

建设单位

永久

2

协议书、委托书、合同

建设单位

永久

3

研究方案、计划、调查研究报告

建设单位

长期

4

实验记录

建设单位、使用单位

永久

5

实验分析、计算、整理数据

建设单位、使用单位

永久

6

阶段报告、科研报告、技术鉴定

建设单位、使用单位

永久


 

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