全校各单位：
学校重大活动、重大事件以及重要会议（以下简称“三重活动”）档案是记录学校改革发展轨迹的重要原始资料，对于总结历史经验、推动事业发展具有重要意义。为进一步做好“三重活动”材料归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档内容
本通知所称“三重活动”文件材料，是指在“三重活动”中形成的对学校和社会具有保存价值的各种纸质、声像（照片、音视频文件）、电子文件、标志性实物等不同载体形式的历史记录。符合下列条件之一的活动称为“三重活动”：
（一）党和国家领导人在校的公务活动（视察、考察、指导工作等）。
（二）中央和国务院各部委主要负责人、兄弟省市主要领导人来校参观访问和指导、考察工作等。
（三）省市主要领导人在校视察工作、开展调研、检查工作等；教育部、教育厅对学校各项工作的考核、评估、验收活动等。
（四）学校与省、市政府的重要合作活动等。
（五）外国（籍）政要、著名人士来校参观、访问、演讲（学）等。
（六）校领导出席的重要公务活动（包括外事出访活动）等。
（七）本校师生参加并获奖的国内外具有影响的重大竞赛（技）活动；学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动。
（八）本校举办重大庆典和重要纪念活动（如校庆）等；学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会）和举办的全校性活动等；本校承办或主办重要的全国性、国际性会议等。
（九）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式等。
（十）其他重大活动、重要事件和重要会议。
二、归档载体
“三重活动”归档材料载体主要包括：
（一）纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件。
（二）录音（带）光盘、录像（带）光盘。
（三）照片及文字说明。
（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等。
（五）其他具有保存价值的材料。
三、归档主体
（一）“三重活动”的学校主办或承办单位是相应“三重活动”文件材料收集、整理、归档的责任单位，应持对历史负责的态度，加强对“三重活动”文件材料归档工作的领导。在制定活动实施计划的同时制定档案收集、整理方案，明确重大活动档案管理的责任人员，并落实相应的保障措施，协调解决归档工作中的重大问题，确保“三重活动”文件材料齐全、完整归档。
（二）“三重活动”档案具有时代标志性的重要特征。学校照片、录音、录像及电子文件的拍摄和制作部门的相关人员要进一步强化档案意识，切实按照归档工作的要求，大力协助“三重活动”主办或承办单位做好文件材料的积累工作。
（三）校档案馆应密切与主办或承办单位的联系，及时掌握“三重活动”召开的时间及有关情况，加强对“三重活动”文件材料预立卷工作的业务指导，监督主办或承办单位保质保量地完成有关工作。
四、相关要求
（一）主办或承办部门应自“三重活动”结束之日起2个月内将“三重活动”的文件材料向校档案馆移交、归档。学校相关技术部门拍摄“三重活动”的照片、录像及录音和电子文件也应在规定的时间内向档案馆归档。
（二）主办或承办单位和技术部门向档案馆移交的“三重活动”文件材料应以原件为主。纸质文件要求纸质完好，照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰，声音清楚，必须附有相关文字说明，包括时间、地点、人物、事由等，以方便利用。
（三）对于所有权属于个人的 “三重活动”文件材料（个人获得的荣誉材料），档案所有者应妥善保管好原件，并把原件拍摄成电子版由个人交到所在单位，由各单位兼职档案员汇总整理并打印个人荣誉档案移交单，在年度归档时统一移交档案馆。2012年之前的原件材料，由个人把电子版发送到档案馆邮箱
dangan@ujs.edu.cn，邮件主题写“个人荣誉档案”。
（四）学校鼓励个人档案所有者向档案馆捐赠或者寄存，捐赠者、寄存者对其档案材料享有优先利用权，并可以对其档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。
附件：1、江苏大学数码照片档案归档指南.doc
2、江苏大学个人荣誉档案征集范围及方式.doc
校长办公室
2012年11月1日
