江苏大学档案实体分类法

（2015年5月修订）

第一章 修订说明

   一、修订目的

   为了适应学校档案工作日益发展的需要，实现我校档案实体分类、编号排架、检索的标准化和规范化，特修订本法。
   二、修订原则
   本法的修订，力求源于实践，高于实践，把学校档案工作的历史，现状和发展前景结合起来，具有较强的科学性和适应性。为了方便检索使用，在类目名称、档号模式、类目设置、标记识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
   三、体系结构
   本法由修订说明和主表两部分组成。修订说明是本法的修订目的。体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本法的指南。在本次修订中，党政文书档案分类有了较大改变，2011年起江苏大学档案馆对党群、行政类文书档案的二级类目采取“职能部门”档案分类法，不再采用“问题”分类法。高校党群、行政类档案数量大、形成年度多，选择“问题”分类法容易产生一些技术性的问题，缺乏明确、客观的标准，影响分类工作的科学性。而“职能部门”分类法标准客观、分类科学，便于部门分工立卷及查阅利用。因此，江苏大学档案馆在对兄弟高校党政档案管理经验进行调研并查阅相关书籍资料后，制定了新的“年度-部门（机构代码）-保管期限”档案分类方法整理党群、行政类文件，并与之对应更换了归档章、档案装具、标签等。
   主表由类目、标识符号、注释等组成。
   （一）一级类目的划分与标识
   一级类目是档案分类的最高层位。根据我校档案工作实际，结合档案记录的内容性质，把原确定为十个一级类目修订为十一个一级类目，增加SW（实物类）。其名称、标识符号主要内容如下：
   DQ  党群类
   主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
   XZ  行政类
   主要包括学校行政职能部门工作中形成的文件材料。
   JX  教学类
   主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
   KY  科学研究类
   主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。本次修订增加和修改了相关类目名称，并增加招投标类目。
   CY  产业类
   主要包括产业活动过程中形成的文件材料。
   JJ  基本建设类
   主要包括基本建设和项目建设中形成的文件材料。
   SB  仪器设备类
   主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修发行申请报废等各个环节。本次修订增加招投标类目
   CB  出版类
   主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
   WS  外事类
   主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
   CK  财会类
   主要包括财务工作管理中形成的各种文件材料。
   SW  实物类（荣誉档案）
   主要包括荣誉档案和实体档案。由于荣誉档案大多是奖牌与奖杯，故与实物档案归类。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ
即“Xing  Zheng”（行政）的简称。
   （二）二级类目的设置和标识
   二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。如“综合”为“11”，其余二级类目依层次累计为12、13……99。
   四、档号的编制
   （一）档号
   档号是存取档案的代号，排架的依据，必须反映学校档案的分类体系和物理位置。
   （二）档号编制的原则
   档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求；方便插卷，使其有充分扩展的余地，不能随意变动，能适合计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
   （三）档号结构、模式和标识
   1．年度号、分类号、案卷号三部分。
   年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号主体，由二级类目代号组成。比如：2011年之前的“党委会议记录”的分类号为“DQ11”。案卷号具有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编号的。
   2. 2011年起党群、行政类文书档案采用了新的“年度-部门（机构代码）-保管期限”。年度为文件形成年份，用4位阿拉伯数字表示；机构为各归档单位的机构代码，用1-3位大写字母表示。如“校长办公室2011年归档文件的实体分类号为：2011-XB”。
   3．档号的模式
   年度号+分类号+案卷号。标识文件级的，还应在案卷号后面加件号。2011年起党群、行政类文书档案采用了新的“年度-部门（机构代码）-保管期限”。
   4．档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号码 、件号之间，用连结符号“一”连结。
   （四）档案的实体排架问题
从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期卷排在前面。本法规定的档号模式分段开放型编号方法，根据本校实际，在按档号排架时，采用一级类目一一年代纵向排列方式。
   五、关于实体分类号中几个问题的处理
   （一）关于党群、行政类档案。
   2011年之前的党群、行政类文书档案采用“年度-问题”档案分类法。
   2011年起江苏大学档案馆对党群、行政类文书档案的二级类目采取“职能部门”档案分类法，不再采用“问题”分类法。高校党群、行政类档案数量大、形成年度多，选择“问题”分类法容易产生一些技术性的问题，缺乏明确、客观的标准，影响分类工作的科学性。而“职能部门”分类法标准客观、分类科学，便于部门分工立卷及查阅利用。因此，江苏大学档案馆在对兄弟高校党政档案管理经验进行调研并查阅相关书籍资料后，制定了新的 “年度-部门-保管期限”分类法。年度为文件形成年份，用4位阿拉伯数字表示；部门为各归档单位的机构代码，用1-3位大写汉语拼音字母表示，保管期限分为永久、30年、10年。如“校长办公室归档2011年保管期限为30年文件的实体分类号为：2011-XB-30”。并与之对应更换了归档章、档案装具、标签等。
   （二）关于声像类档案
   声像类档案主要包括照片、录音带、录相带等不同载体的文件材料，它与纸质载体的文件材料同为学校档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。从当前学校声像载体档案归档的内容看，基本不超出十一个一级类目的范围，故暂不将它与十一个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，故作特殊处理，即：按载体类型分别单独排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为：年度号——声像档案代号（SX）+载体代号+保管单位号。保管单位是声像档案最低限度数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件；
   （三）关于外事档案
   外事档案有其特殊形成规律，而且内容涉及学校工作的各个方面，十一个级类目都包含有涉外内容，从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑，将各种涉外文件材料集中起来，单独设立了“外事”一级类目。其中考虑到国际合作与会议、外国学生工作的档案数量较多，价值和重要程度较高，有其特殊性，在二级类目中增设了“国际交流与合作”、“外国留学生工作”。
   （四）关于实物档案
   主要包括荣誉档案和实体档案。由于荣誉档案大多是奖牌与奖杯，故与实物档案归为一类。
   （五）关于科技档案
   科技档案在本次修订中修改较大、补充类较多。一级类目增加了荣誉RY类。KY类把原来的12自然科学项目明确修改为“科技成果、科学项目”；13社会科学类修改为“发明专利”；增加了14科技合同。在JJ类把12办公教学实验用房修改为“基建项目”；13生活福利用房修改为“后勤处招标项目”。SB仪器设备类的13修改为国资处招标项目。CB出版类增加14书籍；15内部印刷；16书样。WS类12修改为本校出国（境）；13修改为外籍专家来校；14修改为国际交流与合作。

 附件：江苏大学归档部门机构代码表（代党政文书档案分类表）.doc