为保障档案数字化工作顺利进行，确保档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规以及相关规范、标准，特制定本制度。
一、 组织实施
(一)档案数字化工作交由本单位之外的档案服务机构承担时，应选择具有备案证书的档案数字化服务机构来组织实施，不得外包给有外资背景或外籍人员的公司。
（二）本单位应与档案服务机构签订安全保密协议，并于协议签订后十日内报同级档案行政管理部门备案。
（三）档案服务机构应将工作人员个人的基本信息、安全保密承诺书报送本单位审查备案。
（四）在档案数字化外包中不得涉及保密文件。应由本单位工作人员进行先期的鉴别，凡涉及密级的文件一律由本单位工作人员使用本单位专门设备实施数字化。
二、 场所管理
（一）档案数字化工作应在本单位内进行，并配备防盗、视频监控设施设备；符合防尘、防火、防有害生物等安全管理要求。
（二）应在档案数字化加工区外设置存放工作人员私人物品的专用储物箱柜。
（三） 数字化加工场所不得设置能连接互联网的信息接口。
（四）档案数字化工作应实施全程摄像录像监控，监控视频数据应由本单位保存3年以上。
（五）进入场所的工作人员严禁携带手机、照相机、摄像机等具备照相摄像功能的设备和各类移动存储介质等信息设备及与工作无关的物品。
（六）档案数字化工作人员不得在数字化场所内从事与数字化工作无关的活动，严禁在场所内进食、吸烟、饮水。
三、 数字化流程和成果管理
本单位和档案服务机构应明确责任，规范管理档案。
（一） 档案出入库必须仔细清点，完备登记和办理交接手续；
（二）按卷（批）建立档案数字化处理单，在数字化加工流程中与档案实体同步流转，每个档案交接环节均清点签字；
（三）发现档案原件错、缺、污、损等情况的，要及时与档案数字化组织实施单位管理人员共同审核，并登记、签字确认；
（四） 档案服务机构和工作人员严禁留存、复制、摘抄档案；
（五）档案数字化工作人员应遵守档案数字化操作规范，防止损毁档案；
（六）本单位和档案服务机构应有专人负责档案数字化数据管理，采取可靠措施安全保管，交接应办理手续；严禁私自复制、留存、转让、转借或出售档案数据，不得泄露档案信息。档案数据移交前应进行验收检查，确保与档案原件一致。符合质量要求，无病毒和木马，可读、有效；移交后应及时登记入库，不得私自保管。
（七）本单位应科学管理档案数据，并采用异质、异地备份等方式，确保档案数据完整、安全和长期可用。
四、 系统与设备管理
（一）用于档案数字化的信息设备及信息系统必须与其他网络物理隔离；禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等具有无线互联功能的硬件模块和外围设备；不得使用笔记本电脑、平板电脑等便携信息设备。
（二）本单位应采取措施，对档案数字化设备的输入、输出接口进行封闭处理。需开启使用时，应经过批准和登记并由本单位安全保密管理人员全程监督。
（三）用于档案数字化的设备和存储介质严禁与其他用途设备和存储介质交叉使用；非专用设备和存储介质严禁带入场所；设备和存储介质移出场所前，应进行安全保密技术处理，并经组织实施档案数字化单位审批同意后方可移出。
（四）档案服务机构在结束工作任务后，应将自带的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备移交本单位保管或销毁，严禁擅自带走。
江苏大学档案馆
2015年3月15日
