为了进一步提高档案信息著录水平，确保档案信息计算机检索的查准率和查全率，现根据《档案著录规则》（DA/T18-1999）,结合本校档案工作实际，特制定本著录规则。
1 题名
又称标题，是表达档案文件中心内容和形式特征的名称。
1.1 正题名
正题名是档案文件的主要题名，一般指单份文件文首的题目；正题名照原文著录。
1.1.1 单份文件若没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。
1.1.2 单份文件的题名不能揭示文件内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，所拟写的题名加“[]”号。
Eg:原题名为“通知”的一份文件。可以根据其具体内容拟为：通知[关于体育馆开放时间的通知]
1.1.3 单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“……”号表示。
1.2 副题名
副题名是解释或从属于正题名的另一题名；副题名照原文著录；正题名能反映档案内容时，副题名不著录。
1.3 附件题名
附件是指文件正文后的附加材料。
1.3.1 照原文著录附件题名。
1.3.2 文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名。各附件题名前均冠以序号，序号以阿拉伯数字表示。如：1、2、。
Eg:附件分别为2009年度新增博士生指导教师名单、2009年度新增硕士生指导教师名单的一份文件。
附件题名著录为：1、2009年度新增博士生指导教师名单2、2009年度新增硕士生指导教师名单的一份文件
2 责任者
责任者是对文件内容进行创作或发布、并负有责任的团体或个人。
2.1 责任者只有一个时，照原文著录。如需著录职责或身份时，在其后加“（）”号著录，多个职责或身份之间以“，”号相隔。
2.2 责任者有多个时，“第一责任者”项著录列居首位的责任者，余下的责任者著录在“其他责任者”项中，如若省略，被省略的责任者用“[等]”表示。若立档单位本身是责任者，必须著录，其余视需要著录。多个责任者之间用“；”号相隔。
Eg:一份文件责任者依次为江苏大学校长办公室、江苏大学人事处、江苏大学教务处
“第一责任者”项著录为：江苏大学校长办公室
“其他责任者”项著录为：江苏大学人事处；江苏大学教务处
或著录为：江苏大学人事处；[等]
2.3 机关团体责任者
机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用的规范简称。
2.4 个人责任者
2.4.1个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后加“（）”号著录与形成文件时相对应的职务、职称或其他职责。
2.4.2外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名；必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“（）”号。
2.4.3文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“（）”号。
2.4.4未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[]”号；考证无结果时，以三个“□”代之。
2.4.5文件责任者不完整或有误时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后，并加“[]”号。
2.4.6特例：各类协议、合同的责任者应著录签订协议或合同的各方单位全称或不发生误解的通用的规范简称；文章或剪报的责任者应著录文章的作者，而非编者、翻印者、编辑或报刊名。
3 文号
文号是文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。文号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
3.1 文号照原文著录。
3.2 联合发文或档案文件上有多个文件编号时，照原件著录。多个文件编号中间用“；”号隔开。
4 文件时间
文件时间是文件产生的确切日期，一般指文件最后落款的时间。文件时间照原文著录。著录时一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。
Eg:2010年1月1日，著录为：20100101
4.1 决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件的通过或发布时间，著录为文件时间。
4.2合同、协议的签署时间，著录为文件时间。
4.3 技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书的通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书的颁发时间，原始试验记录、测定检验数据的记录时间等，科研试验报告、学术论文的发表时间，著录为文件时间。
4.4工程施工图、产品加工图的设计时间，竣工图的绘制时间，著录为文件时间。
4.5文件时间不完整、部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“□”补之。
4.6没有形成时间的文件，著录为“□□□□□□□□”。
4.7 文件起止时间
以一组文件为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“-”号连接。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。
Eg:19890107-19891015
5 页数
以件为单位的文件的总页数（不含空白页），文件形成时为一个自然册的著录册数。
Eg:58页；3册
6 保管期限、密级
6.1档案的保管期限一般分为永久、30年、15年、10年，各单位可以参照《江苏大学档案归档范围和保管期限》对文件划分保管期限。
6.2档案的密级一般分为公开、内部、秘密，各单位可以参照《江苏大学档案归档范围和保管期限》对文件划分密级。
7 各级目录、实体分类号
7.1一级目录著录文件形成年份，一律用4位阿拉伯数字表示。
7.2二级目录著录归档部门通用的规范简称，依照《江苏大学档案归档范围和保管期限》附表中的部门简称。
7.3 实体分类号采用“年度-机构-保管期限”方法标注，即4位阿拉伯数字表示的文件形成年份、大写字母表示的归档单位的机构代码（依照《江苏大学档案归档范围和保管期限》附表中的机构代码）、保管期限（永久、30年、10年），之间用连字符“-”连接。
Eg：校长办公室归档的保管期限为30年的2011年形成的一件文件实体分类号著录为：2011-XB-30年
8 归档单位
大写字母表示的归档单位的机构代码，依照《江苏大学档案归档范围和保管期限》附表中的机构代码。
9 全文
凡形成电子文件的要同时将电子文件上传至档案管理系统。
江苏大学档案馆
2012年6月12日
