江苏大学档案查（借）阅及利用制度
（2020年修订）
档案利用工作是档案管理工作的主要形式之一。为充分发挥档案作用,更好地为教学、科研、管理和其他各项工作服务，既方便档案利用又确保档案的安全、保密，根据《中华人民共和国档案法》和有关政策法规，结合我校档案工作实际，特修订本制度：
一、利用本馆馆藏的开放档案，校内人员须持本人有效证件(身份证/工作证/学生证/一卡道)、校外人员须出具单位介绍信和本人身份证等有效证件，并按规定履行档案利用登记手续,方可查阅利用；
二、利用本馆馆藏的未开放栏案（保密档案和划控档案），除须持有上述有效证件外，必须经档案馆领导、档案的立卷部门领导审核同意后方可查阅：
1、利用党政类保密(两办会议记录、纪要)档案，需经党办、校办负责人同意；
2、利用财会档案，需经财务处同意，由财务人员代为查阅；
3、利用审计档案，需经审计处同意；
4、利用科技保密档案，需经科硏管理部门或课题组负责人同意；
5、利用已故人员人事档案，需经人事档案主管部门同意；
6、利用基建档案，需经后勤管理处同意。
三、历届毕业生凭身份证等有效证件，可查阅利用与本人相关的教学档案（录取名册、学籍卡、成绩单、毕业生名册、学位培养材料等）；如本人无法到馆办理，须委托他人代为办理，代办人须携带当事人证件的复印件、当事人签名的委托书、代办人有效身份证件，方可代为办理；
四、学校内部各部门利用本部门档案可直接到学校档案馆办理利用手续；利用其他部门保密档案或划控档案，需经档案材料形成部门同意，方可办理利用手续；
五、馆藏档案原则上限在馆内查阅（根据实际情况允许摘抄、复印），不得借出；如因特殊情况确需借出,校内人员凭所在单位证明,办理相关手续，经领导批准，方可借出；借出档案用毕及时归还（一般不超过七天）；校外人员限在馆内查阅，概不借出；
六、利用档案人员应对档案的保密、安全和完整负责，爱护档案，保持档案整洁，不准带至公共场所、不准污损、抽拆、剪裁、涂改、转借等，不得遗失；未经允许，不得复制。若有违规，视情节轻重，给予批评、教育、罚款，直至按《中华人民共和国档案法》依法处理；
七、凡向档案馆移交、捐噌、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先权，并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。档案馆将维护他们的合法利益；
八、档案馆一般不提供利用重要、珍贵档案原件。财会档案中的会计凭证不得借出；照片档案一般不借出，如确实需要翻印、扩印的，须经档案馆馆长批准。珍贵照片档案不得借出，必要时由档案馆负责翻印或扩印；
九、档案利用者不得擅自公布档案内容，违者将依法追究责任。
十、通过严格规范的档案借阅利用制度，使学生受到严谨科学管理的教育与熏陶，从而促进学生良好品质和行为习惯的形成。
江苏大学档案馆
2020年2月29日
