立卷，是将办理完毕并具有查考保存价值的公文，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程。
什么是部门立卷制度。文书部门立卷是我国机关文书工作的一项基本制度。文书部门立卷是指由文书处理部门立卷, 即由机关、部门内从事文书处理工作的专、兼职人员来具体承担立卷任务,是确保案卷质量的重要基础。高校的机关、部门必须严格执行文书部门立卷制度。
文书部门立卷制度的形成与发展
由文书部门负责立卷的制度是在文书部门和档案部门逐步明确分工的过程中形成和发展起来的。在我国历史上和新中国建立之初,文书工作和档案工作没有清楚的界限,也没有明确的科学分工.新中国成立之后,档案工作不断发展、不断完善,逐步从机关的文书工作和其他行政业务工作中分离出来,有了自己的独立机构和专职人员.档案部门建立之初,文书立卷由档案部门承担,各文书处理部门承办的文件随办随归档,然后由档案工作人员分别立卷,这就造成了档案人员立卷工作量过大,同时由于他们不了解各业务部门的具体业务,不了解文书处理的具体过程和具体情况,很难把握各种文件之间有机联系,因而造成案卷质量低差。另外,业务部门随办随归档在实际工作中也很难完全做到,往往有相当数量的文件散存在某些相关业务人员手中,使案卷内的文件数量也很难保证。因此,中华人民共和国成立后不久中共中央国家机关就对文书档案工作进行改革,试行由文书部门立卷的制度。1954年12月,中央办公厅就明确提出,由文书部门承担立卷的工作任务。1956年4月国务院作出《关于加强国家档案工作的决定》,明确规定在全国“全面推行文书处理部门立卷,……改变把零散文件随办随归档和成堆归档的错误作法”。文书部门立卷制度相应地在全国逐步推开。改革开放以来,这一制度进一步得到了全面落实。《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》明确规定,应当立卷归档的材料必须"由文书部门或者业务部门收集齐全,并进行整理立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理"。这样就把文书部门立卷制度用法律形式固定下来。
教育部要求全国的"高等学校应严格实行文书部门立卷归档制度",促进高校档案事业的发展。因此，文书部门立卷制也是高等学校档案工作的基本制度,1989年国家教委颁布的6号令《普通高等学校档案管理办法》、2008年教育部与国家档案局联合颁发的27号令《高等学校档案管理办法》对此作了明确规定。国家教育委员会令第6号第二十条"高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作"。 中华人民共和国教育部令第27号第十六条"高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交"。
参考文献:
〔1〕中华人民共和国档案法〔S〕.1996.
〔2〕国家教委第6号令.普通高等学校档案管理办法〔S〕.1989.
〔3〕教育部第27号令.高等学校档案管理办法〔S〕.2008.
〔4〕国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与学校档案工作规范〔S〕.1994.
〔5〕冯伯群.文书学概要〔M〕.北京:档案出版社,1987.
江苏大学档案馆
2010年6月8日
