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杨冬权在中央和国家机关档案工作会议上的讲话

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  (2015年4月2日)
  
  作者:杨冬权 来源: 《中国档案报》 2015年05月05日
  
  
  
  
  同志们:
  
   这次会议的主要任务是,贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称两办《意见》)和全国档案局长馆长会议精神,总结2011年以来中央和国家机关档案工作,交流经验,部署今后一段时间的中央和国家机关档案工作,推动中央和国家机关档案工作实现新进展。
  
   刚才,6个单位介绍了他们的做法和经验,我听后感到大家应该向他们学习。要学习中科院落实两办《意见》的劲头以及在机关档案工作体制机制创新方面的力度;学习审计署对档案库房建设和设施配备的高度重视和精心落实;学习商务部领导重视、加强保障、归档齐全完整、广泛开发利用档案的好经验;学习海关总署全面推进档案数字化,实现文档一体化、随办随归、存量数字化、增量电子化,并把电子数据及时异地备份的好做法;学习人力资源社会保障部、民政部围绕服务民生而大力开展社保、婚姻、伤残等涉及民生的专业档案管理的好经验。会后希望各单位结合实际,按照缺什么补什么、哪块弱就学哪块的原则,学习他们好的做法和经验,推动本单位的档案工作。
  
   下面,我讲两个问题。
  
   一、2011年以来中央和国家机关档案工作基本情况
  
   近年来,党中央、国务院高度重视档案工作。习近平总书记对档案部门利用历史档案反击日本右翼言论作出重要批示,为档案工作如何服务大局指明了方向。李克强总理在政府工作报告中提出要发展档案事业。俞正声同志就西藏历史档案保护作出批示,并参观我们和全国政协共同举办的档案展览。刘云山同志多次对档案工作作出重要批示。王岐山同志对加强重大案件档案管理提出明确要求。王沪宁同志强调各级领导重视档案归档工作。刘奇葆、栗战书同志多次对档案工作作出重要批示、讲话。杨晶同志要求用好档案编研成果,发挥档案最大作用。张庆黎同志出席政协机关档案数字化汇报会,检查数字化成果运用。周强同志召开最高人民法院院长办公会审议档案工作。曹建明同志召开检察长办公会审议档案工作。2014年,党和国家领导人对档案工作的批示或圈阅共有40多人次,其规格之高和次数之多,在新中国档案史上前所罕见。这些都是对广大档案工作者的莫大鼓励和有力鞭策,对进一步做好中央和国家机关档案工作具有重要指导意义。
  
   各中央和国家机关的领导也作出批示、指示,为机关档案工作的发展创造了良好条件。中央台办时任主任王毅、现任主任张志军多次到档案处指导工作,对档案管理提出要求。求是杂志社社长李捷对档案陈列室布展提出明确意见。中国记协党组书记翟惠生多次批示要求落实好重点任务的归档工作。全国人大常委会副秘书长韩晓武对加强档案工作提出明确要求。发展改革委副主任连维良要求加强影像资料收集存档工作。民政部部长李立国批示肯定近年来民政档案工作。财政部部长楼继伟多次就档案工作作指示。商务部部长高虎城参观档案展览并对档案工作予以肯定。审计署审计长刘家义重视新办公楼的档案库房建设。海关总署副署长邹志武就重大活动档案收集提出要求。安全监管总局局长杨栋梁上任伊始就视察档案馆。国务院法制办主任宋大涵要求在机关工作的同志都应当会查档案、用档案,新干部应当进行档案培训。新华社社长蔡名照重视印章档案管理工作。中科院院长白春礼出席院档案工作会议并讲话。社科院院长王伟光推动全院档案工作实行统一管理,并多次听取汇报解决实际问题。气象局副局长许小峰召开档案工作专题汇报会,关心支持档案资源建设项目。银监会主席尚福林视察机关档案工作。国务院三峡办时任副主任卢纯对做好机关档案工作作出指示。在中央领导同志的亲切关怀下,在各中央和国家机关领导的高度重视下,中央和国家机关档案工作在各方面都取得了显著成绩。
  
   (一)贯彻两办《意见》取得阶段性成果
  
   两办《意见》下发后,中央和国家机关领导高度重视,作出重要批示或听取专门汇报,并通过在本机关、本系统转发文件、制定贯彻意见、组织专题培训等方式落实两办《意见》。
  
   中央台办主任张志军对贯彻落实两办《意见》多次批示,要求"制定一计划,根据工作实际分步推进"。光明日报社总编辑何东平批示:"要紧密结合报社实际深入研究适应报社事业发展的档案工作新思路、新方法,继续完善档案干部队伍和硬件建设,进一步固强补弱,推动我社档案工作的科学发展。"教育部部长袁贵仁批示:"除教育部外还有高校的档案工作,请统筹考虑两办文件的落实。"民政部部长李立国批示:"我部既要进一步做好本级档案工作,还要结合业务工作,对社会组织和社区档案工作发挥适当指导作用。"安全部印发《关于加强和改进新形势下国家安全机关档案工作的意见》,编写了解读材料,并在系统内编发学习材料、举办培训班进行贯彻执行。交通运输部印发《关于加强和改进新形势下交通运输档案工作的意见》,提出档案工作的总体要求和具体措施。公安部下发贯彻落实通知,要求全国公安机关结合本地实际,从"三个体系"建设、档案工作机制和队伍建设等方面加强和改进档案工作,一些地区公安机关以此为契机,在档案馆建设、档案信息化建设、公安档案远程查询方面取得了重大突破。中科院发布《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》,从推进数字档案室建设等7个方面,提出了全面提升档案工作水平的25项具体措施。截至2015年3月底,中央和国家机关共有79家单位领导作了重要批示,61家单位制发了贯彻意见或进行了转发,64家单位通过培训等方式进行了宣贯。中央和国家机关贯彻落实两办《意见》取得阶段性成果。
  
   (二)机关档案工作体制机制有所创新
  
   中科院调整档案馆的职能定位和运行机制,明确档案行政管理和业务建设两大职能,将人员编制增至23人,改善了档案工作条件。社科院成立以办公厅主任为组长的专项工作小组,每月召开专题会议,实施全院档案统一管理。公安部档案馆增设1个处级机构和2名副巡视员职数。中央编译局将档案处从信息部调整到办公厅,进一步理顺了档案工作机制。中国日报社将机要档案室提升为机要档案处,配备处长、副处长等共4人。国务院侨办进行了"以档核文"的电子文件管理模式探索。
  
   (三)机关档案服务工作卓有成效
  
   第一,为党和国家中心工作服务。中央办公厅编辑有关档案汇编十余种,印送有关领导和十八大筹备机构,为筹备召开十八大提供服务,并积极协调各有关单位的十八大文件材料归档工作,使十八大成为历届党代会文件归档最全、最及时的一次。中央组织部开辟查档绿色通道,编制专题档案目录,积极为十八大人事筹备工作提供档案服务。中央宣传部利用档案为十八大报告起草服务,为宣传贯彻党的十八大和十八届三中、四中全会提供了大量档案资料。全国人大、全国政协通过档案编研工作,为两会召开提供服务。港澳办为香港、澳门回归15周年庆典等活动提供档案服务。中央文献研究室为重大编研项目提供大量档案支持。国家海洋局围绕南海争端和钓鱼岛问题,充分利用档案为建立三沙市提供决策依据,为我国向联合国秘书处提交的东海部分海域划界案提供了历史和法理依据。国家档案局为反击日右翼言论,有效开展对日斗争,把南京大屠杀和慰安妇两个专题档案向联合国教科文组织申报《世界记忆名录》,刺痛了日本右翼;制作专题视频《日本战犯的侵华罪行自供》《浴血奋战——档案里的中国抗战》《伟大胜利——中国受降档案》《南京大屠杀档案选萃》在网站公布,在国内外引起强烈反响,有效地服务了我国外交大局。
  
   第二,为重大活动和民生服务。海关总署为上海自贸实验区区域通关一体化等多项改革提供档案凭证和详实数据支持,为"一带一路"、京津冀协同发展、长江经济带等国家战略实施提供档案。发展改革委为规范性文件清理工作整理文件目录20余万条。工业和信息化部按照国办要求,提供网络安全、工业和信息化政策性文件等档案。商务部、国土资源部、教育部、参事室、科技部、自然科学基金会、财政部、中国人民银行等整理、提供党和国家领导人相关活动档案材料。文化部、体育总局通过加强档案工作为大型文艺活动、大型运动会服务。民政部制定《民政领域档案体系表》,基本建立起覆盖收养登记、婚姻登记、伤残抚恤等民生档案的服务体系。人力资源社会保障部积极探索有效措施,以社保档案管理规范化推动社保工作,使档案工作覆盖到十几亿人的基本民生保障。
  
   第三,为机关工作服务。审计署积极为审计工作服务,仅2014年就提供利用档案17007卷(件)次,每年为优秀审计项目评选活动提供档案3000卷左右。交通运输部提供历史沿革档案,为部属企业节省变更登记费用20多万港币。经济日报社在档案整理中发现"经济日报"手写体商标和经济日报图型标识即将到期,及时提醒续展,维护了报社知识产权。新华社为加强内参工作提供档案2万多件,发挥了参谋助手作用。国家行政学院配合主楼改造加固,向基建部门提供利用档案图纸,较好地配合了工作开展。
  
   (四)机关档案法制建设不断完善
  
   中央和国家机关全部完成文件归档范围和保管期限表的制定和修订工作,从而形成了以国家档案局8号令为主干,各单位具体规定为枝叶的机关归档制度体系。基本完成了《归档文件整理规则》的修订工作。启动了机关档案工作规章的制定工作,有关照片、声像档案的管理制度建设也提上议事日程。一个包含体制机制规定,涵盖不同档案类型和各个档案流程要求的机关档案制度体系框架已基本搭建成型。各单位建立和完善了档案工作制度,使中央和国家机关档案工作继续沿着法制化轨道迈进。
  
   继续在中央和国家机关开展8号令实施情况年度检查和执法检查工作。我们完成了53家中央和国家机关8号令实施情况检查工作,督促受检单位合理确定归档范围、准确划分保管期限。2014年,我们对国家文物局、光明日报社、求是杂志社、中国红十字会、国家邮政局、商务部、审计署进行了档案行政执法检查,并以书面形式向各单位提出了整改意见,各单位高度重视、及时整改,取得了预期的效果。
  
   (五)机关档案资源不断扩大
  
   一是有关单位及时制定和修订文件归档范围和保管期限表。中办法规局、卫生计生委、国家铁路局、国家能源局、中国海警局等新组建单位,编制了符合要求的文件归档范围和保管期限规定;中央组织部、中央宣传部、国家保密局、农业部、国务院法制办、财政部、全国台联等单位,根据机构职能变化情况及时对归档范围等进行了修订。各单位认真按照文件归档范围开展文件收集归档工作,档案资源建设走上法制化、正规化轨道,进一步保证了文件收集齐全、应归尽归。财政部印发《归档文件整理手册》,作为对各司局和直属单位档案工作进行监督检查的依据,并列入新录用人员培训内容,收到很好的效果。二是加强所属机构档案工作,扩展机关档案资源。水利部通过规范化管理综合评估、民政部通过档案工作目标管理考评,提高所属单位档案工作水平。质检总局、审计署成立所属单位档案工作协作组,结合工作进行交流学习,共同提高。中央宣传部制定所属单位档案工作管理办法,指导各直属单位编制文书档案保管期限表,并将各直属单位自成立以来的全部文书档案目录收集齐全。中央台办将所属单位纳入机关统一管理,新闻出版广电总局、农业部、全国妇联等单位将目录缴送备案制度落到实处。三是大力加强专业档案资源建设。我们印发两批国家基本专业档案目录,并联合有关单位共同制定诉讼档案和电子诉讼档案、审计档案、行政区域界线档案、广播电视节目档案、流浪乞讨人员救助档案、外汇管理业务档案、测绘地理信息业务档案、农村五保供养待遇档案等多项专业档案管理办法,为专业档案的制度化管理打下基础。
  
   (六)机关档案基础建设持续加强
  
   第一,档案基础设施有新进步。外交部新建2500平方米的档案周转库房。审计署档案用房达1000平方米,设置130平方米的档案数字化室,库房温湿度控制、消防设施配备完善。海关总署建成1000平方米的新库房。工商总局实现办公、阅览和库房三分开,2012年完成的中国商标大楼,商标档案库房面积7881平方米。社科院档案馆竣工使用,库房面积增加5倍。中央宣传部档案用房大为改善,预留了20年库房面积。最高人民检察院档案馆开工建设,总面积为3800平方米。中央纪委、国家邮政局、国务院南水北调办等单位的档案基础设施也得到明显改善。
  
   第二,档案开发利用有新成果。中央统战部围绕业务需求制定编研计划大纲,编印各类文献选编30余册,近800万字。审计署每年编辑文件选编,2011年以来编纂文稿177万字,还编了审计项目汇总电子版。中央组织部每年编辑出版《组织工作文件选编》。国务院侨办历时3年,完成25万字编研成果。公安部以十七大以来公安工作、历次全国公安会议等为主题,开展档案编研工作。国办秘书局结合重大专题,民政部配合重大纪念活动、重点工作多次举办档案展览,扩大编研成果的利用范围。民航局编印《民航档案利用事例选编》,通过21项档案发挥重要作用的生动事例宣传档案工作。
  
   第三,档案移交工作开创新局面。目前是第二个为期10年的档案移交期,截至2014年底,共有36家中央和国家机关完成档案移交工作,共移交档案124960卷、18864件。全国政协、中央文献研究室、中国作协、中国科协、中国贸促会等单位移交的档案整理科学规范,数字化数据方便实用,在移交单位中表现突出。
  
   (七)机关档案信息化建设稳步推进
  
   第一,档案数字化成绩斐然。目前,档案数字化工作在中央和国家机关中普遍开展,绝大多数单位能够根据档案存量和档案移交进度合理推进数字化进程,2011—2014年移交进馆的36家单位全部实现纸质档案与数字化成果同时移交,"存量数字化"取得阶段性重要成果。农业部制定档案信息化项目精细化管理实施方案,投入440余万元进行档案数字化工作。中办秘书局用1年多时间,完成1987年以来全部中央档案的数字化任务,共45万件近600万页。海关总署建立3个电子档案异地备份数据单位,总署机关、各直属海关和隶属海关文书档案实现容灾备份并异地存放。审计署坚持"当年接收、当年扫描挂库、当年网上阅览",档案数字化步入良性发展轨道。国务院法制办、全国总工会对数字化成果进行全文识别,将数字化工作推向深入。
  
   第二,数字档案室建设平稳起步。我们印发《数字档案室建设指南》,从4个方面提出了数字档案室建设要求,为机关信息化建设的科学、有序开展奠定良好基础。各单位在办公自动化系统、电子档案管理系统的改造、建设中,将相关要求融入其中,实现"增量电子化"的平稳起步。国务院三峡办投入1000多万元,用于基础设施、管理体系、数据资源和应用系统建设。安全监管总局开展文书档案保管期限智能判定研究和应用,促进档案鉴定工作自动化、规范化和标准化。交通运输部对档案管理系统进行分级保护改造,实现系统管理员、安全管理员、安全审计员三员分立。中科院建成档案馆网站,既满足了档案馆沟通和宣传的需要,又实现了电子档案管理的部分业务功能需求。工商总局在商标档案上贴附电子标签,通过无线读写设备对纸质档案实现电子化管理。
  
   2011年以来,中央和国家机关档案工作取得了不小的成绩,这是各单位领导重视的结果,是档案工作者共同努力的结果。同时,我们要清醒地看到,中央和国家机关档案工作还存在一些不可忽视的问题。一些单位对两办《意见》贯彻落实不够得力,缺少实际措施;有的单位领导对档案工作不够关心;有的单位档案机构设置、人员配备、工作条件等不能适应党和国家对机关档案工作的要求;有的单位档案部门未能把本单位全部档案收集齐全、集中统一管理,更无从有效地开发利用、发挥作用。从总体看,机关档案工作目前普遍面临着转型升级的任务,机关档案资源建设的力度还需进一步加大,档案安全状况和基础条件还需进一步改善,档案利用服务能力亟须进一步提高,档案信息化建设进度还需进一步加快,干部队伍建设也需要进一步加强。各单位要结合自己实际情况,采取有效措施解决这些问题,补短板,强弱项,共同促进中央和国家机关档案工作全面协调可持续发展。
  
   二、当前和今后一段时期中央和国家机关档案工作的主要任务
  
   以两办《意见》下发为标志,我国档案工作已进入以服务大局、服务民生为中心,以"三个体系"建设为重点,事业发展得到较好保障的新常态。在这种形势下,各中央和国家机关要以习近平总书记系列重要讲话精神为指导,贯彻落实"四个全面"战略布局,进一步落实两办《意见》,继续推进"三个体系"建设,积极进行机关档案工作转型升级,促进档案工作安全发展、协调发展和可持续发展,更好地为党和国家各项事业服务。
  
   (一)全面贯彻落实两办《意见》
  
   两办《意见》是各级档案部门争取领导重视支持、改善自身状况的尚方宝剑和实现自身准确定位、做好机关档案工作的根本依据。各单位要结合"四个全面"重大战略布局、"十三五"规划制定和业务建设水平提升,把全面贯彻落实两办《意见》作为一项迫切、重要的任务抓紧抓实。像两办《意见》这么难得、这么重要的文件应该点燃档案部门的热情,在中央和国家机关档案部门引起热烈反响。从现在开始,凡是还没有就落实两办《意见》出台相关文件的单位,要尽快抓住这个不可多得的历史机遇,尽快利用这个不可多得的中央文件,争取年底前出台本机关落实两办《意见》的文件,为本单位档案工作的进一步发展加装"助推器"。起草文件时,要写进一些切实可行、能真正解决本单位档案工作突出问题的具体措施,让文件成为务实管用的文件,而不是空对空、不管用的文件。确实不需要制发文件的,也要采取一些其他切实管用的措施来落实两办《意见》,决不允许"零措施"。已经出台了文件或采取了其他落实措施的单位,要围绕档案资源体系、利用体系和安全体系建设,积极打造机关档案工作的"三驾马车",提高机关档案工作水平。同时还要按照《意见》要求,切实提高自身履职能力,大胆履行好自身职责,做到:凡属档案,都理直气壮地去管理;凡属档案事务,都放心大胆地去抓;凡属档案服务,都积极主动地去开展。
  
   国家档案局将运用通报的形式来督促各单位加快落实。这次会议后,我们将印发一个情况通报,年内我们还将继续再发这样的通报。各单位会后要把国家档案局的这个做法和在这方面的要求向领导报告,还没有采取任何措施和措施不够得力的单位还要汇报下一步的想法和措施,争取在下次的通报中有所改进。
  
   (二)努力开创机关档案工作新格局
  
   第一,要进一步提高对机关档案工作重要性的认识。机关档案作为机关人、财、物、事的真实记录,是机关治理的工具,是协调机关各项事务和各方面利益的凭据,是领导决策、工作查考、单位和职工维权的依据,是行使和发挥本机关职能的重要帮手。机关档案工作作为机关各项工作的基础和重要一环,是机关提升行政效能、提高治理水平的必要条件,是进行信息公开、提高行政透明度的基本要求,也是完善自我监督、推行依法行政的重要保障。做好机关档案工作,首先有利于机关的内部管理与服务,提高办文、办会、办事效率和人、财、物管理水平,行使好机关的职能。其次,有利于机关进行社会管理,开展公共服务,进行信息公开。第三,有利于国家档案资源体系建设,把档案存凭、留史、资政、育人的效用发挥到最大。因此,各单位领导和档案人员要充分认识机关档案工作的重要性,把领导责任和本职工作分别履行好、完成好。
  
   第二,要不断完善机关档案工作体制机制。机关档案部门在办公厅(室)的直接领导下,依法对本单位、本系统的档案工作进行指导、监督与检查,统一管理本机关全部档案。这是《档案法》及其实施办法和《机关档案工作条例》的规定,也是多年来被实践证明的成功体制,必须坚持和加强。目前,仍有极少数单位把档案机构放在后勤中心或服务中心,虽然有些暂时解决了人员、资金问题,但对于机关档案工作的长远发展和档案部门履行档案指导、监督与检查职能,是非常不利的。个别单位把档案部门并入其他工作部门甚至裁撤掉;还有些单位的档案特别是专业档案、电子档案,仍然没有纳入档案部门的集中统一管理,或者没有让档案部门参与监督管理,这都是严重违反档案法规规定的,必须认真整改。今后机关在体制机制上所作的一些探索和调整,一定要做到不改变办公厅(室)的直接领导、不弱化机关档案处室力量,保证配齐专职档案工作人员,保留档案处室名称中的"档案"字样,真正把组织领导和机构设置问题处理好。工作机制上,要坚持各部门共同参与档案工作的格局。尤其是在信息化条件下,档案部门要发挥主导与协调作用,密切与文书、业务、信息、技术等部门合作,并充分利用办公自动化建设等时机,真正把收集、整理、技术支持等纳入有关部门职责,形成以我为主、齐抓共管的良好工作格局。
  
   第三,要建立健全机关档案工作制度体系。经过多年的努力,我们建立了一套较为系统的档案管理制度,各单位也制定了各自的档案管理办法、文件归档范围和保管期限等相关制度,为机关档案工作的开展提供了基本依据。同时也要看到,这些制度规定还不够完备。国家档案局计划用两年左右的时间,把这些制度逐步完善起来。各单位也要按照这个时间要求,制定和修订适合本机关、本系统的档案管理办法,以满足不同层级、不同门类的档案管理要求,争取在"十三五"期间建立起完善的机关档案工作制度体系。
  
   第四,要积极助推机关档案工作转型升级。在信息化条件下,档案作为机关各项工作的全记录、全信息,覆盖到机关的每个人、每个工作岗位、每个工作环节,是进行机关管理的得力工具。上一项工作中形成的档案,可以很快成为下一项同类工作的参考;对以往许多档案信息的分析,可以很快形成对未来发展趋势的把握,从而科学引领机关新的工作。机关档案工作不再是机关各项工作的终点,而是与机关办公自动化形成完整闭环、又自成体系的专业型、智慧型工作。档案工作的管理范围从纸质档案扩展为各种不同载体档案;管理对象从档案转变为信息;管理层次从档案目录管理升级为档案全文甚至全信息管理,机关档案工作面临着从传统时代到信息时代的跨越。档案人员要转变观念,明确机关档案工作的新定位,并善于运用现代化管理手段,采用购买服务等方式从事务性工作中跳脱出来,变档案保管员为档案信息管理师,变手工劳动者为规则的制定者和监督者,变被动的档案提供者为主动的机关智库和参谋,助推机关档案工作转型升级,开创新形势下机关档案工作新格局。
  
   (三)依法推进各项基础业务建设
  
   第一,要重点加强档案监督检查和业务指导。一要继续开展对中央和国家机关的档案行政执法检查,今年和今后每年都要对一批中央和国家机关进行执法检查,尽快做到全覆盖。检查中,要书面提出整改意见,并由各机关书面反馈整改方案,以促进档案工作开展。二要加强国家档案局对中央和国家机关的专项和全面检查,并进行情况通报。国家档案局将定期把各中央和国家机关档案工作的基本情况进行通报;将配合数字档案室建设试点,适时推出机关信息化专项检查;将在"十三五"期间对中央和国家机关进行机关档案工作规范化评测,帮助发现问题,解决问题,评测结果将在国家档案局网站上公布,接受大家监督。三要加强中央和国家机关档案部门对本机关各部门、所属单位及本系统档案工作的监督指导。这是《档案法》等赋予机关档案部门的一项法定义务和权利,也是目前中央和国家机关档案工作比较薄弱的一个环节。各单位要切实保证档案部门履行这项职责的权力,从机构设置和人员配备上为档案部门创造履职条件,让他们真正把法律赋予的这项职责履行好。这项工作将作为未来进行机关档案工作规范化评测的一项重要内容。
  
   第二,要推动日常档案管理工作再上新台阶。在传统载体档案向电子档案管理过渡时期,继续以稳妥的态度抓好传统载体档案的收集、整理、鉴定、保管等各项基础业务工作,不是因循守旧,而是实现二者平稳过渡、顺利完成机关档案工作转型升级的必要前提。尤其是新近设立或合并的单位,更要把日常管理工作做扎实,做到收集齐全完整、整理规范有序、鉴定科学准确、保管安全可靠,把日常档案管理工作不打折扣、坚持不懈地做好,避免出现传统载体档案与电子档案管理首尾不接、顾此失彼的情况,影响到档案资源完整性,动摇档案工作根本。国家档案局将继续在机关档案工作规范、文件整理装订、声像档案管理等方面出台标准或规范性文件,扎实、有效地推动日常档案管理工作。
  
   第三,要不断提高机关档案工作服务能力。档案部门提高服务能力,要具备大局意识、服务意识和创新意识。大局意识就是要有大局观,把档案工作与国家重大战略和重要事务联系起来,比如围绕党和国家重大历史事件、重要纪念日及重大发展战略、重要政策法规出台等,都可以开展一些工作。同时,又要掌握机关工作大局,机关工作重心在哪里,就把档案服务工作开展到哪里。服务意识就是变被动查阅为主动提供,主动为党和国家工作大局服务,为本机关的领导、各部门和全体职工服务,为社会和民生服务。档案人员要规划先行,围绕未来一段时期内的主要工作早做准备、提前谋划,提高档案服务的时效性。创新意识就是要改进档案资源开发方式,积极拓展服务渠道。档案开发利用要大胆创新,通过开展网上利用、主动报送或推介档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等多种形式,全方位为本机关和社会提供档案信息服务。
  
   第四,要继续做好档案移交工作。定期向中央档案馆移交档案是中央和国家机关的法定职责。各单位要按照移交计划继续做好档案进馆准备工作,做到"进馆范围不缩减、进馆要求不降低、进馆时间不拖延"。进馆范围不缩减,就是不但文书档案要进馆,而且照片、声像以及印章等实物档案也要进馆;不但传统载体档案要进馆,而且电子档案和档案数字化成果也要进馆。进馆要求不降低,就是要抓好进馆档案质量,注意把日常业务工作与档案进馆协调起来。不能平时不努力,临时抱佛脚,导致进馆时有些应归档文件材料散失,造成国家档案资源的损失。进馆时间不拖延,就是要按时移交档案。列入移交计划的,要按时限要求尽早完成移交工作;列入移交计划未按时完成的,要克服困难,尽快完成移交。我们会对按时移交档案单位给予一定的奖励,同时也会建议有关单位对档案部门给予一定的奖励。对于以各种理由拒绝或延迟移交档案的单位,我们将进行专门督查并予以通报。同时,有些单位已经数字化的档案,或者库房已经饱和的,如果愿意提前移交档案,我们也愿意提前接收,为你们早日卸下档案安全的责任。为解除各单位移交档案后利用不便的后顾之忧,中央档案馆专门打造了利用本单位移交档案的"绿色通道",对利用本单位移交档案特事特办、随用随办,简化手续,提供方便,争取用最简便的措施、最快的速度、最好的服务,保证大家交得放心,用得舒心。
  
   第五,要把档案安全和保密工作落到实处。一要切实改善档案保管条件。严格按照有关规范和标准新建、扩建档案库房,提高档案库房的安全防灾标准。档案库房要与档案存量及年增长量相匹配,至少应满足未来20年档案存放需要。鉴于机关一般无法按照档案馆的要求进行防水设计,档案库房不宜设置在地下室。二要建立健全档案安全防范体系和应急处置机制。要建立和不断完善人防、物防、技防"三位一体"的安防体系,健全档案安全应急处置制度,经常开展档案安全自查和应急演练,确保档案安全受到危害时得到优先抢救。三要保障档案信息安全。同实体安全相比,档案信息安全更加面临严峻挑战,一定要引起足够重视。要建立标准,采取措施,确保电子档案长期保存和利用。要着手建立本机关档案异地备份制度,对重要电子档案实行异地、异质备份保管,确保党和国家重要档案信息绝对安全。数字化工作特别是外包工作,要严审资质,全程掌握,绝不能使数据掌握在外包者手中,造成数据流失。四要严格执行档案保密管理制度。档案库房、阅览室、办公室要分别设置,避免交叉。要加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,严防文件、档案在传输过程中失泄密。要对上网文件、档案进行严格审查,严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。要按照保密法实施条例的要求,配合定密部门完成对涉密文件、档案的密级变更、解密清理工作。另外,也要加强对个人信息和隐私的保护。
  
   (四)全面加强档案资源体系建设
  
   第一,要继续修改和完善本单位文件归档范围和保管期限表。对文书档案的归档范围和保管期限表,大多数单位已制定执行好几年,要根据信息技术发展的新形势和各方面对档案利用的新需求,及时进行修改,进一步扩大归档范围和延长保管期限。同时,对各种专业档案,也要尽快制定归档范围和保管期限表,制定过程中,也要尽可能地扩大归档范围和延长保管期限,真正做到应归尽归,应收尽收。在今天的电子时代和大数据时代,我们对文件归档范围和保管期限的认识要有一个根本的转变,并在实际工作中有一个根本的扭转,以防止有价值的文件被人为丢弃或低估价值,造成不应有的损失。
  
   第二,要加强所属机构档案工作。2011年,国家档案局印发了关于加强中央和国家机关所属机构档案工作的意见,要求各单位通过建立所属机构档案目录缴送备案制度、文件归档范围和保管期限表审批制度,实现对所属机构档案资源建设的监督和指导。经过几年的努力,这项工作取得一定进展,但由于所属机构本身的复杂性,进展比预期的要慢一些,而且也存在开展不够均衡等问题。所属机构是机关的一部分,指导并监管所属机构档案工作,是机关档案工作部门责无旁贷的职责。你们不去管,就不会再有别人去管了,所属机构的档案工作就会处在真空中。这是非常不利的。各中央和国家机关档案部门必须加强所属机构的档案工作。加强所属机构档案工作能够拓展机关档案工作领域,丰富机关档案资源,希望各单位继续排除困难做好这项工作。国家档案局也将通过建立台账、成立新的协作组等方式,在"十三五"期间加大对中央和国家机关所属机构的监管力度,对重要的二、三级机构进行重点监管,积极开展二级机构重要档案移交进馆工作,从而建立更加齐全、完整的国家档案资源体系。在这方面,我们要向地方档案馆学习,不少地方综合档案馆把二级机构特别是重要的二级机构档案也列入进馆范围,这是很有必要也值得学习推广的。否则,国家档案资源就不全面。
  
   第三,要认真管好专业档案。专业档案具有种类繁多、数量巨大、管理复杂,与业务工作联系密切的特点,目前有不少没有纳入档案部门管理,因此,要下大力气认真管好。管好专业档案,一要准确定位,二要分清主次,三要确定流向,四要全面监管。准确定位就是按照专业领域独有、管理方式迥异的原则去确定专业档案范围,既不能不合理缩减,也不能无限扩张。各单位对专业档案的管理要与机关既有的文书、人事、会计等档案管理相协调,坚决杜绝抽取文书档案补充专业档案的做法。分清主次就是要条分缕析,突出重点,优先抓紧抓好关系国计民生和群众利益的专业档案,切忌没有规划、没有重点、眉毛胡子一把抓,导致应重点管好的档案没有管好。确定流向就是各单位要重点研究专业档案的保管期限和归属流向,根据不同情况区别对待。全面监管就是不管什么专业档案,除了国家法律另有规定的以外,都应该纳入机关档案部门的监管。能够集中统一管理的,要迅速由档案部门集中统一管理;不宜或暂时尚未集中统一管理的,也要尽快由档案部门参与监督和管理,确保其完整齐全,真实准确,安全保密,规范好用。
  
   第四,要科学整合档案资源。各单位要按照两办《意见》中关于科学整合档案信息资源的要求,创新档案资源管理方式,通过实体集中或信息集中的模式实现档案资源的集中统一管理。实体集中适合已成立部门档案馆或档案库房比较充裕的单位,可以把所属机构档案及本级的各类专业档案统一接收、整理和提供利用;不具备这些条件的单位,可以制定相应规范、标准,通过档案部门目录备案、接收数字化成果、备份保存电子档案和参与业务部门专业档案管理等方法,实现档案资源的集中统一管理。要特别注意标准统一、格式规范,以便于档案信息资源的整合与共享,推动档案资源科学配置和高效利用。
  
   第五,要注意管好涉及机关职工个人权益的档案。在机关各类档案中,有不少涉及到单位职工的个人权益,这些档案,对职工个人利益至关重要。比如住房档案、住房公积金档案、人事档案、职工工资表等。这些档案不仅在职工在职期间,而且将在职工退休时、退休后甚至死亡后还会对其本人及家属具有利用价值。所以我特别提醒大家一定要注意把这些涉及职工个人权益的档案收集全、管理好。
  
   第六,要注意把新的专业内容或载体的档案及时归档。随着我国"四个全面"的不断推进和信息技术的日新月异发展,会不断有新的专业内容或新型载体、新的形态的档案形成。各单位档案部门一定要高度重视这些新档案的归档,及时把他们纳入归档范围,并及时归档管理。
  
   第七,要尽快规划实施机关网站、政务微博、政务微信等新兴发布平台的信息归档、管理。机关网站等是网络上的"虚拟机关",是机关内部管理和对外联系的新平台,是履行机关职能的新手段。机关网站等信息应该作为机关档案的一部分进行归档,使之成为机关完整历史的一个组成部分。各单位要充分认识到网站等信息的档案属性,认识网站等信息归档的重要意义,把网站等信息归档、管理作为档案资源建设和档案信息化建设的重要内容抓紧抓好。一要制定好归档策略。要结合机关信息化水平和网站管理现状,认真研究网站等的运行规律和框架、栏目、内容,确定好其信息的归档范围、时间、方式和技术方案。二要选择适当的归档模式。各单位可根据自身特点,定期进行选择性归档或非选择性归档。进行选择性归档的,要确保把反映机关职能活动、与机关职工利益及人民群众利益密切相关、具有保存价值的栏目、内容纳入归档范围;进行非选择性归档的,除了定期采集信息外,在网站等平台的结构、版式、存储地址发生变化时也要及时建立脱机保存镜像,确保归档齐全、完整。三要管理好归档内容。尚未实现电子文件归档的单位,要把网站等信息归档作为电子文件管理的预演和突破口,研究电子文件管理的规律,掌握电子文件管理方法;已经实现电子文件归档的单位,要把归档网站等信息内容纳入现有电子文件的管理中,把他们同其他形式电子文件的归档、管理统一协调起来。
  
   国家档案局门户网站2004年建成后,网站信息一直未在档案部门归档,从去年下半年我要求档案处归档后,现已将2014年底前国家档案局网站的所有现存信息全部以镜像备份数据的形式移交档案处归档,目前正在规划实施更为先进的归档方式。从国家档案局实践来看,这件事的关键在于愿不愿意做,而不在于能不能做。只要愿意做,很快就能做到。凡是类似国家档案局情况,网站结构相对简单、信息量不大的单位,要争取在今年年底前实现网站信息归档,并形成年度归档机制。国家档案局将适时出台指导性意见,争取尽早实现全部中央和国家机关网站等信息归档。
  
   (五)大力推进机关档案信息化建设
  
   两办《意见》指出,要"确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导"。这是我们开展机关档案信息化工作的最高指针,也是机关档案信息化建设的基本遵循。在新形势下,信息化的机关档案工作,就是未来机关档案工作的基本形式。能否顺利推进机关信息化建设,直接关系到档案部门能否在信息化条件下守住档案阵地、不断开拓档案信息服务领域的根本性问题。各单位一定要把档案信息化建设作为大事来抓。
  
   第一,要做好机关档案信息化的统筹规划。两办《意见》关于电子文件管理的规定,不仅是对机关档案信息化建设提出的要求,也是对机关信息化提出的要求。各机关档案部门要积极争取让领导把档案信息化工作纳入本机关信息化建设整体规划,统一部署、同步实施,从人力、财力、物力上统筹安排,确保档案信息化与机关信息化协调发展。目前我们发现,不少单位存在办公自动化系统与电子档案管理系统两张皮的现象,这是机关信息化与机关档案信息化不同步造成的。各单位由于各种原因导致档案部门无法参与电子文件、档案管理系统建设,或者档案部门无法管理电子档案信息资源的,一定要认真加以整改并坚决杜绝。国家档案局将适时开展专项检查,并予以通报。
  
   第二,要大力开展传统载体档案数字化。要严格遵守《纸质档案数字化技术规范》《档案数字化外包安全管理规范》等,大力推进传统载体档案数字化工作,做到流程规范、格式统一、字段完整,符合安全保密要求。要做到"消化存量、消灭增量",尚未完成存量档案数字化的单位,要继续大力推进,在"十三五"期间全面完成;已经完成存量档案数字化的单位,今后要在归档年度完成档案数字化,把数字化工作作为一项常态性工作逐年完成好。另外,也要尽快研究实施已有数字化成果的全文字识别,将现有图像数据转化为全文字数据,完成文件级检索向全文检索转型,把数字档案室建设提到更高水平。要高度重视数字化成果的真实性问题,保证依法依规确定数字化对象,对数字化成果的处理要保持原貌,并把数字化过程的元数据收集齐全。同时,要把传统照片、录音、录像、缩微胶片数字化工作提上日程。国家档案局将通过规范引导、典型示范等方式予以推进,争取在"十三五"期间全部实现数字化。对于除文书以外的其他纸质档案,各单位要以需求为导向、以必要为原则,确定数字化对象,做好规划,分清主次,把需要永久保管或者利用率特别高的档案优先数字化,以提高利用效率。
  
   第三,要积极开展机关数字档案室建设工作。2014年,国家档案局发布了《数字档案室建设指南》,为数字档案室建设提供了制度依据。下一步,我们将印发有关机关数字档案室建设试点的通知,选取一定数量的单位进行试点,将其建成机关数字档案室建设示范单位。这是国家档案局今年乃至"十三五"期间的一项重点工作,希望各单位高度重视,按照《数字档案室建设指南》要求,积极推进本机关数字档案室建设,做到"基础设施够用、管理系统好用、档案资源适用"。"基础设施够用"就是基础设施能够满足基本要求,又留有足够冗余,能够承担文书、照片、声像、专业档案以及数字化成果的管理需要。鼓励依托机关信息化基础设施进行相关建设,已经具备基本条件的,要按照数字档案室建设要求进行适当调整。"管理系统好用"就是要按照《电子文件管理系统通用功能要求》规定做好管理系统的需求设计、开发工作,做到功能齐全、便于扩展、方便易用。管理系统建设要充分兼顾当前需要和未来发展趋势,既要有利于提高档案管理效率,又要有利于档案信息长期保存和安全保密。"档案资源适用"就是要求档案资源命名统一规范、文件格式和品质符合标准要求、元数据齐全完整。要特别注意文书类电子文件红头红章等样式要求和正本、定稿、公文处理单的版式要求。对一时无法达到这些要求的电子文件,各单位档案部门也要应收尽收、应管尽管,为以后的数字档案室建设积累档案信息资源。
  
   第四,要以档案信息化推进机关治理能力现代化。目前,档案信息化已经或正在深入本单位、本系统的各个岗位、各个流程、各个环节,成为本单位、本系统进行现代化治理的重要工具。各单位要密切跟踪并妥善运用大数据、云计算、知识管理等新理念、新方法和新技术,实现档案工作对本机关、本系统"业务全嵌入、结果全记录、过程全监督、数据大服务",以档案信息化推进机关治理能力现代化。
  
   (六)加大对机关档案工作的支持保障力度
  
   第一,要加强组织领导。各机关要有领导分管档案工作。分管领导要定期听取档案部门工作汇报,为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面的保障,真正研究并协调解决档案工作中的重大问题,切实担负起领导责任。要把档案工作纳入本单位发展规划和年度工作计划,列入工作考核检查的内容,保证档案管理制度得到落实。要将档案工作纳入本单位"十三五"规划,并制定本单位档案工作五年规划。
  
   第二,要加强档案干部队伍建设。要营造适合人才成长的良好环境,给档案干部创造肯干事、能干事、干成事的舞台,通过加压和使用,让档案干部迅速成长起来;要解决好人才梯次队伍建设的问题,配好、配齐专职档案干部,使档案人员有精力履行档案工作职责;要进一步关心档案干部成长,把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用规划,为档案干部学习培训、挂职锻炼、交流任职等创造条件,培养一批有信息知识、懂档案业务、会知识管理的复合型高素质档案人才。为加大对中央和国家机关档案干部的培训,今年,国家档案局除继续组织档案业务人员进行岗位培训,继续在中央党校和浦东干部学院对档案领导干部进行培训外,我们还将组织一些中央和国家机关档案干部到一些工作做得好的中央国家机关和基层档案部门去参观、交流和学习。因为在新的形势下,一些单位的档案干部勇于创新、勇于开拓,把档案工作干得有声有色,风生水起,令人刮目相看。向他们学习,可以让一些中央和国家机关档案工作更有朝气,更有活力。
  
   第三,要完善档案事业投入机制。各单位要把档案库房建设纳入基础设施建设项目,统筹规划,统一建设。要科学合理核定档案工作经费,将档案部门在文件收集、鉴定、整理、保管、安全保密、提供利用、编纂、陈列展览等方面的经费列入预算。特别要保障档案数字化、档案信息化建设以及设施设备运行维护费用,为档案工作的开展提供足够支持。
  
   同志们,回顾过去,我们为中央和国家机关档案工作取得的成绩而感到自豪;展望未来,我们对中央和国家机关档案工作的发展充满信心。让我们紧密团结在以习近平同志为总书记的党中央周围,乘贯彻落实两办《意见》的东风,锐意进取、开拓创新、真抓实干,齐心协力把中央和国家机关档案工作提高到新水平。
  
   原载于《中国档案报》2015年4月16日 总第2747期 第二版
  
  
 

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