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档号编制规则

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档号编制规则

行业标准DA/T13-94

(1995612日国家档案局批准,1995101日起实施)

    

1 主题内容与适用范围

  本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

  本标准适用于档案馆()编制档号。

     

2 术语

  2.1 档号

  档案馆()在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。

  2.2 全宗号

      档案馆()给定每个全宗的代码。

  2.3 案卷目录号

  全宗内案卷所属目录的代码。

  2.4 类别号

  ()藏档案类别的代码。

  2.5 项目号

  产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。

  2.6 案卷号

  案卷排列的顺序号。

  2.7 件号

  案卷内文件的顺序号。

  2.8 ()号

  案卷内文件每页()的顺序号。

  2.9 代码

  一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

     

3 档号编制原则

  3.1 唯一性原则

  档案馆()内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

  3.2 合理性原则

  档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。

  3.3 稳定性原则

  档号一经确定,一般不应随意改变。

  3.4 扩充性原则

  档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。

  3.5 简单性原则

  档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。

     

4 档号的结构

  档号结构分为三种:

  4.1 第一种结构为:全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页()号。

  即:×××× ……××× ××× ×××

  全宗号 案卷目录号 案卷号件号 ()号

  4.2 第二种结构为:全宗号——类别号——案卷号——件、页()号

  即:×××× ××× ……n ××× ×××

  全宗号 类别号 案卷号 件号、页()

  4.3 第三种结构为:类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)

  即:××××…… n ×××… n ××× ×××

  类别号 项目号 案卷号 件号、页()

  4.4 档号中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。

  4.5 件号、页()号可根据档案保管和使用的需要,选择一项编号。

     

5 档号的编制方法

5.1 全宗号的编制方法

  全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

  全宗号的格式是: × ×××

  全宗属类代码 全宗顺序号

      5.1.1 全宗属类代码的编制方法

  5.1.1.1 在一个档案馆内,全宗属类代码不应重复。

  5.1.1.2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。

     例一:某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗,标识为:“X013”。

     例二:某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗,标识为:“J004”。

     例三:某县档案馆藏建国后档案第127号全宗,标识为“0127”。

     例四:河北省档案馆藏原热河省第123号全宗,可识标为“R123”。

     例五:四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗,可标识为“D003”。

     例六:中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗,标识为“0074””

   5.1.2 全宗顺序号的编制方法

   5.1.2.1 全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。

   5.1.2.2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。

  5.2 案卷目录号的编制方法

  案卷目录号以三位阿伯数字标识。

  5.2.1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置,可按不同时间,不同组织机构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

  5.2.2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即,案卷目录内案卷数量不足100时,一般不另立案卷目录,亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时,一般应另立案卷目录,并另编案卷目录号。

  5.2.3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。

  5.3 类别号的编制方法

  5.3.1 类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。

  5.3.2 不同级位的类别之间可用间隔符“?”分开。不产生误解时,可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

  5.3.3 在一个档案馆()内或一个全宗内,不应有重复的类别号。

  5.4 项目号的编制方法

  项目号引用有关管理部门编制的项目代号。

  5.5 案卷号的编制方法

  5.5.1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。

  5.5.2 目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号。

  5.5.3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录;如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。

  5.6 件号的编制方法

  5.6.1 不装订的案卷,卷内文件必须单件装订编号。

  5.6.2 件号用阿拉伯数字标识。

  5.6.3 卷内文件按排列次序流水编号,不应有空号。

  5.6.4 件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。

  5.7 ()号的编制方法。

  5..7.1 ()号用阿拉伯数字标识。

  5.7.2 卷内文件各()张按排列次序流水编号,不应有空号。

 

 

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